(目的)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、町における文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(文書管理の原則)

第2条　文書はすべて適確、迅速に取扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(文書係長の職務)

第3条　文書係長は、上司の命を受け、次の各号の事務を掌理する。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、各課の文書処理状況について随時調査し、文書事務が適正、円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(文書管理の簿冊、帳票)

第5条　文書の管理に必要な簿冊、帳票は、次のとおりとする。

(文書の種類)

第6条　文書のうち公示及び令達の種別は、次のとおりとする。

(文書の分類)

第7条　すべての文書は、別表第1に掲げる文書分類表の分類記号により分類整理する。

(文書の記号及び番号)

第8条　収発文書には、収受し、又は発議した日の属する会計年度の数字と町及び主管課の頭文字(出張所にあつては町及び出張所名の頭文字)とからなる記号を付し、番号を記載しなければならない。但し、軽易な文書については、この限りでない。

(文書処理の年度)

第9条　文書処理に関する年度は、別に定めるもののほか、毎年4月1日から翌年3月31日までの会計年度とする。

(到達文書の収受及び配付)

第10条　到達文書はすべて総務課において収受し、次の各号により処理のうえ、それぞれ第1号から第3号までの文書は主管課長に、第4号の文書は名宛人に、第5号の文書は会計管理者に配付しなければならない。但し、戸籍及び住民基本台帳に関する文書は主管課において収受するものとする。

(各課において直接収受した文書の取扱い)

第11条　各課で直接収受した文書は、直ちに総務課に回付し、前条の手続をとらなければならない。

(各課における収受文書の取扱い)

第12条　各課長は、総務課から文書の配付を受けたときは、直ちにその文書を審査したうえ所定欄に認印をおし処理方針を指示し、すみやかに所属係長に回付しなければならない。

(文書収受の特例)

第13条　新聞、雑誌、軽易な広報誌その他これに類するものは、第10条の規定による処理を省略して関係する課に直接配付することができる。

(配付文書の事故処理)

第14条　配付文書中その主管でないと認めたものは、直ちに総務課に回付し、各課相互に転送してはならない。

(文書処理の原則)

第15条　文書の処理は、主管課長が中心となりたえず文書の迅速、的確な処理に留意して、案件が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(証明、閲覧等の処理)

第16条　証明、閲覧、謄本、抄本等の交付申請はすべて主管課窓口において受付け、別に定める事務処理手続に基づき処理しなければならない。

(重要事項の起案)

第17条　町長の決裁を受けるべき事項で特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ町長の処理方針を確かめたのち起案しなければならない。

(起案の要領)

第18条　起案は、回議様式を用い、次の各号により作成しなければならない。

(経由文書の処理)

第19条　町を経由する文書は、総務課備付の文書経由簿に登載し、決裁を受けて経由の手続きをしなければならない。

(合議文書の順序)

第20条　合議文書は、あらかじめ関係課と協議のうえ起案し、主管課長を経て合議を行い決裁を受けること。ただし、急施を要し合議の暇がないときは、事後直ちに閲覧を受けるものとする。

(決裁の要領)

第21条　文書の決裁区分は、町長決裁事案は「甲」、専決規程第7条から第8条までの規定により副町長専決事案は「乙」、課長の専決事案は「丙」とし、回議用紙の決裁区分の欄にその旨を記載し、押印を必要としない欄は斜線で消すこと。

(代決した場合の処理)

第22条　急施を要すると認めた文書で上司の不在のときは、専決規程に定める職員がその事案を代決し、上司の登庁後直ちに当該文書を閲覧に供してその要領を報告し、後閲の認印を受けなければならない。

第23条　削除

(浄書の方法)

第24条　発送を要する文書は、主管課で原則として浄書を行うものとする。ただし、主管課で浄書できないものは外注その他の方法による。

第25条、第26条及び第27条　削除

(公印)

第28条　照合を了した浄書文書は、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書で印刷又は謄写に付したものについては、回議書及び発送文書に「略割印」又は「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。

(電子署名)

第28条の2　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、公印を省略し電子署名を付与するものとする。

(文書の発送)

第29条　発送文書は、すべて上司の決裁を経たのち総務課において発送しなければならない。

(発送文書の発信者名)

第30条　発送文書は、すべて町長名を用いなければならない。ただし、事案の性質により町名又は町役場名を用いることができる。

(電報の取扱い)

第31条　電報は、総務課で発信する。ただし、急施やむを得ない場合は、直接所属課において発信することができる。この場合にあつては事後直ちに総務課に連絡し、必要な手続をとらなければならない。

(文書整理)

第32条　文書は、常にファイリングシステムにより整然と分類して整理し、必要なときは、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。ただし、特殊な文書については、この限りでない。

(保存年限)

第33条　文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。

(保存種別の基準)

第34条　文書保存種別の基準は、別に定める文書保存年限基準表のとおりとする。

(保存年限の計算)

第35条　文書保存年限の計算は、文書処理の完結した年度の翌年から起算する。

(文書の保管)

第36条　文書は、主管課において、別に定める文書分類表に基づいて分類整理し、必要により活用することができるように保管しなければならない。

(文書の保管要領)

第37条　文書の保管は、次の各号に掲げる要領により行わなければならない。

(ファイル基準表等の作成)

第38条　主管課長は、文書を系統的に管理するために、ファイル基準表及びファイル基準総括表を作成しなければならない。

(保管文書の貸出)

第39条　他課において、保管文書を活用しようとするときは、貸出カードに所定事項を記入して、当該カードを当該文書が入つていたフォルダーに入れておかなければならない。

(書庫)

第40条　書庫は、総務課長が管理し、この出入りについては、総務課長の指示に従わなければならない。

(文書の引継ぎ及び移替え)

第41条　主管課長は、課において保管する必要のなくなつた文書で、引継ぎ保存すべきものについては、保存年限別に区分し、ファイル基準表の記載順に文書保存箱に収納するとともに、ファイル基準表に保存期間及び保存箱引継ぎ番号を記入し、総務課長に引継がなければならない。

(継続文書保存文書を要する文書)

第42条　主管課長は、特定の文書等について保存年限を超えて保存する必要があると認めるときは、総務課長の承認を得て一年を単位として当該文書等の保存年限を延長することができる。

(保存文書の廃棄)

第43条　主管課長は、毎年度保存年限を経過した文書を調査し、5月末日までに廃棄文書引継書を作成の上、総務課長に引き継がなければならない。

(電子メールの利用)

第43条の2　文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第43条の3　前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第28条の2第1項に規定する公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第43条の4　前条の施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(施行文書の送信)

第43条の5　電子メールを利用する施行文書は、新規メール画面の主題欄に「公文書扱」と入力した方法により送信しなければならない。

(電子メールの収受)

第43条の6　文書取扱者は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち文書取扱者が文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

(電子メールの起案)

第43条の7　電子メールを利用する文書を起案するときは、起案用紙の発送表示の欄に電子メール施行と記載し、決裁を受けなければならない。

(出張所における文書取扱い)

第44条　出張所における文書管理については、この規程を準用する。ただし、この規程の定めるところによることができないときは、町長の承認を得てこの規程以外の方法により処理することができる。

(例外規定)

第45条　総務課長は、文書取扱いについて、この規程に定めるところによることができない場合は、町長の承認を受けてこの規程以外の方法により処理することができる。