○八丈町議会情報端末機器使用基準
令和4年9月6日
議会基準第1号
(目的)
第1条 この基準は、八丈町議会(以下「町議会」という。)における情報端末機器の使用について、必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 情報端末機器 個人所有もしくは第6条により貸与されたノートパソコン及びタブレット型端末機をいう。
(2) 会議システム サーバ、情報端末機器、それらの周辺機器及びソフトウェアにより構成されたシステムをいう。
(3) サーバ 主として端末機の操作によって生じる各種サービス要求を処理するコンピュータをいう。
(4) アプリケーションソフト 文書の作成、数値計算など、ある特定の目的のために設計されたソフトウェアで、どのソフトウェアにも共通する基本的な機能をまとめたOS(基本ソフト)に、利用者が必要とするものを組み込んで利用するものをいう。
(使用の範囲)
第3条 情報端末機器を使用できる会議は、次に掲げるとおりとする。
(1) 本会議
(2) 常任委員会
(3) 議会運営委員会
(4) 特別委員会
(5) 全員協議会
(6) その他議長が定める会議等
2 情報端末機器は、次に掲げる通知及び資料の送付並びに連絡に使用することができる。
(1) 第1項各号に掲げる会議(以下「会議等」という。)の開催通知
(2) 各種連絡文書等の送受信
(3) 議案、提出議案添付資料、予算・決算に関する付属資料
(4) 会議等に関する各種資料
(5) 議会活動に必要な連絡等
(6) その他議長が必要と認めた連絡等
(使用者の範囲)
第4条 会議等において情報端末機器を使用できる者は、八丈町議会議員(以下「議員」という。)とする。
(会議システムの使用者)
第5条 会議システムは、情報端末機器を配付された議員でなければ利用してはならない。
2 会議システムを使用するときはパスワード等を入力するものとし、パスワード等の管理は、議員が適正に行わなければならない。
(情報端末機器の貸与)
第6条 議員は、議員活動に使用するため、情報端末機器の貸与を受けるものとする。
なお、情報端末機器は、他人に貸与し、又は譲渡してはならない。また、情報端末機器の使用権限がなくなったときは速やかに返却しなければならない。
(情報端末機器の取り扱い)
第7条 議員は、情報端末機器を使用する場合、議会の品位を重んじた良識ある使用を心がけるものとする。
2 情報端末機器の内部データ(アドレス帳、写真、メール、メモ等)は議員個人の責任で管理するものとする。
(情報端末機器の使用制限)
第8条 使用者は、会議等に、情報端末機器を持ち込んで使用する場合は、当該会議等の目的外で使用してはならない。
(禁止事項)
第9条 情報端末機器の使用に当たって、次に掲げる事項については、これを禁止するものとする。ただし、議長が認めた場合は、この限りではない。
(1) 貸与された情報端末機器を他の会議システムに接続すること。
(2) 貸与された情報端末機器の改造、交換、拡張機器の追加、動作環境の変更をすること。
(3) 会議システムに接続して得た情報のうち、個人情報、その他町議会及び町において公開されていない情報を開示すること。
(4) 他者を誹謗中傷する情報を発信すること。
(5) 会議等を録音、録画し、会議等の情報を会議室外に発信すること。
(6) 会議等で音声や操作音を発するなど、会議等の運営上支障となる行為を行うこと。
(7) 他者の迷惑になる行為を行うこと。
2 前項に違反したときは、議長または会議等の長から注意を与える。なお、再度の注意によっても違反が改められない場合は、情報端末機器の使用を停止させることができる。
(遵守事項)
第10条 情報端末機器を使用する議員は、次に掲げる事項について遵守するものとする。
(1) 情報の送受信は、議員の責任において行うものとする。
(2) 使用者は、データの正確性を保持し、データ等の紛失、き損等の防止に努めるものとする。
(3) アプリケーションソフトの導入及び使用により発生した費用は、使用者が負担するものとする。
(セキュリティ対策)
第11条 議員は、町議会及び町の情報及び会議システムの保全措置に関し、積極的に協力し、誠実に対処しなければならない。
(コンピュータウイルス対策)
第12条 管理者は、情報端末機器にウイルス対策等のセキュリティ対策を必要により講じるとともに、新種のコンピュータウイルスに対応するよう更新していくものとする。
2 外部記憶媒体等を情報端末機器に接続して使用する際には、必ずウイルス検査を行うものとする。
3 外部からデータを取り入れるときやメールの添付ファイルについては、ウイルス検査を行うものとする。
4 差出人が不明なメール等は速やかに削除するものとする。
(事故等があった場合の責任の所在と対応措置)
第13条 ウイルス検査を怠ったことによるウイルス感染、情報端末機器や外部記憶媒体を紛失したことによる個人情報の漏えい等の事故の責任については、当事者個人の対応とする。
2 ウイルス感染、個人情報の漏えい等の事故があった場合は、速やかに実情を把握し、議長に報告するとともに、必要な措置を講ずるものとする。
3 議員は、貸与された情報端末機器の紛失又は破損した理由が個人の責に帰すべき場合は、情報端末機器の修理に係る費用は、実費弁償するものとする。
(電子メールの取り扱い)
第14条 電子メールの使用は、議員が町民等との情報交換や事務連絡等に活用することができる。
2 メールアドレスは、全議員に対し付与するものとする。
(電子メールによる各種通知、届出等)
第15条 議員と議会事務局は、各種通知や届出等を電子メールで行うことができる。ただし、公印や印鑑の押捺など、文書によることが必要な場合は、電子メールによることはできない。
2 前項の規定に基づき、電子メールによる各種通知や届出等を行ったときは、受信者は送信者に対して、電子メールを開封したことを電子メールで通知することとする。
3 前2項で規定する電子メールによる各種通知、届出等は、機器や通信回線等の不具合等により電子メールの送受信ができない旨、議員から連絡があった場合、復旧の連絡があるまでの間、文書で行うものとする。
(その他)
第16条 問題が生じた場合は、議会運営委員会にて協議し、決定する。
(準用)
第17条 執行機関における会議等での情報端末機器の使用に当たっては、この基準を準用する。
(委任)
第18条 この基準に定めるもののほか、必要な事項は議長が別に定める。
附則
この基準は、令和4年9月6日から施行する。
附則(令和5年議会基準第1号)
この基準は、令和5年2月22日から施行する。